Automatisierung von Online-Kursen und Backoffice-Prozessen

Zusammenfassung

Herausforderung:
Bisher erforderte der Verkauf eines Online-Kurses über elopage einen zeitaufwändigen manuellen Prozess. Nach dem Kauf erstellte elopage automatisch eine Rechnung und informierte den Kunden über alle relevanten Details. Doch im Hintergrund mussten verschiedene Schritte manuell durchgeführt werden: Die Rechnung musste heruntergeladen, im Buchhaltungssystem (sevdesk) manuell eingetragen und geprüft werden. Anschließend wurde der Beleg in einer Cloud nach Datum sortiert abgelegt. Die bekannten Kundendaten mussten zudem im CRM-System (Pipedrive CRM) überprüft und hinterlegt werden. Der gesamte Prozess beanspruchte etwa 10-15 Minuten pro Durchlauf.

Lösung:
Die Einführung einer webbasierten Lösung mit Tools wie Make, elopage, Pipedrive CRM, Google Workspace und sevdesk ermöglicht eine vollständige Automatisierung der Prozesse.

Einsatzgebiete: Selbstständige, KMUs
(Digital)-Agenturen jeglicher Art, Architekten, Immobilienbranche, Dienstleistungs-Unternehmen

Schritte im neuen Prozess

Automatisierte Buchhaltung:
Nach Abschluss des Kaufvertrags für den Online-Kurs wird die Rechnung automatisch in das Buchhaltungssystem (sevdesk) integriert. Die buchhalterische Prüfung des erstellten Belegs bleibt der einzige manuelle Schritt.

Cloud-Speicher-Integration:
Die Dokumente, einschließlich der Rechnung aus elopage, werden automatisch in einer gewünschten Cloud nach Datum sortiert hochgeladen und abgelegt. Dies ermöglicht eine effiziente und geordnete Dokumentenverwaltung.

Automatisierte CRM-Integration:
Die bekannten Kundendaten werden im Hintergrund im CRM-System (Pipedrive CRM) geprüft und automatisch hinterlegt. Dadurch wird die Aktualisierung der Kundendaten nahtlos und ohne manuellen Aufwand durchgeführt.

Ergebnis

Die Automatisierung führt zu einem erheblichen Zeitgewinn, da der Aufwand von 10-15 Minuten auf nahezu 0 Minuten pro Durchlauf reduziert wird. Die gesamte Abwicklung, von der Rechnungserstellung über die Buchhaltung bis zur Aktualisierung des CRM-Systems und der Dokumentenablage, erfolgt im Hintergrund ohne manuelles Zutun. Dies verbessert nicht nur die Effizienz, sondern minimiert auch Fehlerquellen und optimiert die Verwaltung digitaler Produkte erheblich.

Die nahtlose Integration von Make, elopage, Pipedrive CRM, Google Workspace und sevdesk schafft eine umfassende Lösung, die den Vertriebs- und Buchhaltungsprozess von digitalen Produkten reibungslos und effizient gestaltet.

Reduktion von Zeitaufwand*: von 10-15 Minuten auf nahezu 0 Minuten pro Durchlauf

Reduktion von Fehlerquellen

effiziente und transparente Abwicklung

verbesserte Kundenzufriedenheit durch reibungslose Prozesse

Amortisierung nach spätestens 3 Monaten*

*Angaben hierzu können pauschal nicht getroffen werden, der Wert bezieht sich auf bisherige Projekterfahrungen.

Eingesetzte Tools

Make

elopage

Pipedrive CRM

sevDesk

Google Workspace (Google Docs, Google Forms)