Effizientes Terminmanagement, Kundenonboarding und Bewertungssystem

Herausforderung:
Der bisherige manuelle Prozess der Terminvereinbarung erforderte erheblichen Mehraufwand, da Anfragen hauptsächlich telefonisch oder per E-Mail bearbeitet wurden. Dies führte dazu, dass Mitarbeiter ausschließlich mit der Terminverwaltung beschäftigt waren und nur selten für wertbringende Tätigkeiten eingesetzt werden konnten. Der Zeitaufwand pro Terminvereinbarung lag zwischen 10-15 Minuten.

Lösung:
Die Einführung einer webbasierten Lösung mit Tools wie Make, elopage, Pipedrive CRM, Google Workspace und sevdesk ermöglicht eine vollständige Automatisierung der Prozesse.

Einsatzgebiete: Selbstständige, KMUs
(Digital)-Agenturen jeglicher Art, Architekten, Immobilienbranche, Dienstleistungs-Unternehmen

Online-Terminkalender:
Ein benutzerfreundlicher Online-Terminkalender ermöglicht es Kunden, flexibel und eigenständig Termine zu vereinbaren. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich, da Kunden direkt den für sie passenden Termin auswählen können.

Automatische Benachrichtigungen:
Nach der Terminvereinbarung erhält der Kunde automatisch Benachrichtigungen mit allen notwendigen Informationen. Der Termin wird im Unternehmenskalender hinterlegt, und eine Storno-Funktion ermöglicht eine automatisierte Bearbeitung von Terminänderungen.

E-Mail-Marketing und Kundenmanagement:
Der Kunde wird in ein DSGVO-konformes E-Mail-Marketing-System eingetragen. Eine automatische Begrüßungsnachricht wird verschickt, die Bestätigung und vorbereitende Maßnahmen (Dokumente, etc.) enthält. Interaktionen werden messbar gemacht, und Kennzahlen werden nach der Automatisierung in das Kundenmanagementsystem (Pipedrive CRM) eingetragen.

Automatisierte Kundenbewertung:
Nach Ablauf des Termins wird automatisch eine E-Mail versendet, um eine Kundenbewertung einzuholen. Dies ermöglicht eine schnelle und kontinuierliche Sammlung von Feedback.