Kunden-Onboarding

Zusammenfassung

Herausforderung:
Bisher erfolgte das Kunden-Onboarding manuell, was zu einem erheblichen Zeit- und Fehleraufwand führte. Der gesamte Prozess, von der Dokumentenerstellung bis zur Datenverwaltung im CRM-System, beanspruchte etwa 1-2 Stunden pro Kunde. Die Abwicklung erfolgte über E-Mails und manuelle Eingaben, was zu Verzögerungen und Fehlerquellen führte.

Lösung:
Mit der Einführung einer webbasierten Lösung wird der gesamte Kunden-Onboarding-Prozess optimiert und automatisiert. Hierfür werden Tools wie Make, Asana, Pipedrive CRM und Google Workspace integriert.

Einsatzgebiete: Selbstständige, KMUs
(Digital)-Agenturen jeglicher Art, Architekten, Immobilienbranche, Dienstleistungs-Unternehmen

Schritte im neuen Prozess

Zentrale Dateneingabe:
Ein benutzerfreundliches Online-Formular wird erstellt, das es den Mitarbeitern ermöglicht, alle erforderlichen Kundendaten an einer zentralen Stelle einzugeben. Dieses Formular löst automatisch den Prozessablauf aus.

Dokumentenerstellung:
Nach dem Ausfüllen des Formulars werden automatisch alle benötigten Dokumente generiert. Vorlagen stehen bereit, in die die eingegebenen Daten integriert werden. Dies minimiert manuelle Fehler und gewährleistet Konsistenz.

Projektmanagement-Integration:
Die erstellten Aufgaben und Projekte werden automatisch in das Projektmanagementsystem (Asana) übertragen. Die Verantwortlichkeiten werden zugewiesen, und der Fortschritt kann transparent verfolgt werden. Dies ersetzt den bisherigen, zeitaufwändigen E-Mail-basierten Ansatz.

Kundenmanagement (CRM):
Nach erfolgreicher Projekterstellung werden die Kundendaten automatisch im CRM-System (Pipedrive) hinterlegt. Dies ermöglicht eine effiziente Kundenverwaltung und verhindert doppelte Datenpflege.

Ergebnis

Der Zeitaufwand für das Kunden-Onboarding wird drastisch reduziert, von 1-2 Stunden pro Kunde auf etwa 5 Minuten. Die automatisierten Prozesse minimieren Fehlerquellen und gewährleisten eine effiziente und transparente Abwicklung. Das gesamte Team hat jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand des Onboarding-Prozesses, was die Zusammenarbeit verbessert und die Kundenzufriedenheit steigert.

Die Integration von Tools wie Make, Asana, Pipedrive CRM und Google Workspace schafft eine nahtlose Umgebung, die die Effizienz steigert und manuelle Tätigkeiten minimiert. Diese webbasierte Lösung trägt dazu bei, den Kunden-Onboarding-Prozess zu optimieren und Ressourcen für wichtigere Aufgaben freizusetzen.

Reduktion von Zeitaufwand*: von 1-2 Stunden auf ca. 5 Minuten

Reduktion von Fehlerquellen

effiziente und transparente Abwicklung

verbesserte Kundenzufriedenheit durch reibungslose Prozesse

Amortisierung nach spätestens 6 Monaten*

*Angaben hierzu können pauschal nicht getroffen werden, der Wert bezieht sich auf bisherige Projekterfahrungen.

Eingesetzte Tools

Make

Pipedrive CRM

Asana

Google Workspace (Google Docs, Google Forms)