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Wie Sie von automatisierten Prozessen bei der Personalgewinnung profitieren

  • Zeitersparnis in der Verwaltung für Stellenausschreibungen
  • Zentrale Verwaltung von Bewerbermanagement
  • Automatisierte Stellenausschreibungen auf Ihrer Website
  • Automatisierte Stellenausschreibungen auf Online-Jobbörsen
  • DSGVO konform
  • Reduzierung der Vakanzzeiten

Automatisiert die passenden Kandidaten finden

Die Mitarbeiter sind der Spiegel eines Unternehmens und das Bindeglied zu Ihren Kunden.
In allen Bereichen Ihres Unternehmens sollte also gewährleistet sein, dass die Fähigkeiten eines Mitarbeiters den Anforderungen genügen und die Mentalität mit der Philosophie eines Unternehmens übereinstimmen.

Um Ihren passenden Kandidaten zu finden, bedarf es oft zeitintensiver Prozesse und Abläufe. Sie schalten mehrere Anzeigen in verschiedenen Portalen und verwalten Ihre Anfragen händisch?
Dies führt zu einem höherem Verwaltungsaufwand und kostet Sie wertvolle Unternehmens-Ressourcen.

In vielen Fällen bleiben Stellen sogar unbesetzt, weil die passenden Kandidaten nicht gefunden werden konnten.
Die Automatisierung Ihres Recruitings erhöht die Effizienz enorm, da Sie schneller zu Ihrem passenden Kandidaten gelangen. Sie verwalten durch eine leicht bedienbare Online-Anwendung Ihre Stellenausschreibungen und Bewerbungen ganz zentral und können Aufgaben Ihren Mitarbeitern zuweisen um den Recruiting-Prozess zu optimieren. Das gezielte Targeting und das Aufbauen von einem Kandidaten-Verteiler gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Stellen noch zielgenauer auszuspielen. Gleichzeitig profitieren Sie davon, dass Ihre Stellenangebote neben dem E-Mail Versand in allen Stellenbörsen sowie in sozialen Medien zentral verwaltet und ausgespielt werden können. So steigt die Effizienz Ihres Recruitings sichtbar und Sie gewinnen leichter den passenden Kandidaten für Sie.

Gemeinsam mit Ihnen schöpfen wir das Skalierungs-Potenzial in der Mitarbeiter-Gewinnung aus und machen Ihr Unternehmen noch konkurrenzfähiger und flexibler.

  • Zentrale Verwaltung von Prozessen und Strukturen
  • Multiposting auf Online-Jobbörsen
  • Social-Media Recruiting
  • Recruiting Funnels
  • Aufbau von Talent-Pool(s)

Was bedeutet eigentlich Recruiting genau?

Recruiting im Allgemeinen bezeichnet den Prozess der Mitarbeitergewinnung, früher auch bekannt als Personalbeschaffung.
Durch die Digitalisierung sind die Möglichkeiten in der Mitarbeitergewinnung enorm gewachsen. Dadurch hat sich auch das Verhalten der möglichen Kandidaten geändert - heute ist es unabdingbar sein Recruiting mindestens mal online ausreichend zu platzieren.
Oft aber fehlt es an der Übersicht aufgrund der Vielfalt von Möglichkeiten. So kommt es nicht selten vor, dass dadurch Recruiting-Prozesse sehr lange dauern und viele Unternehmens-Ressourcen an sich binden.
Ob dann auch der richtige Kandidat gesichtet und letztlich eingestellt wird, hängt natürlich von der Auslese im Vorfeld ab.
Sofern dann die gewünschten Mitarbeiter eingestellt werden können, beginnt der nächste Schritt:
Das OnBoarding, also die Aufnahme und das Einarbeiten des neuen Mitarbeiters.
Auch dieser Prozess ist in vielen Unternehmen noch immer sehr aufwändig und wird meist händisch gepflegt.

Sie sehen, der gesamte Recruiting-Prozess besteht aus vielen zeitintensiven Schritten, die das Besetzen von vakanten Stellen enorm erschweren können.
Generell gilt es aus Unternehmersicht den zeitlichen und damit auch den finanziellen Aufwand so gering wie möglich zu halten.
Und genau hier liegt auch die Herausforderung - und hier kommt die gute Nachricht für Sie:
Mindestens genauso groß ist aber das heutige Potenzial in der Mitarbeitergewinnung.

Internes und externes Recruiting

Zusätzlich lässt sich das Recruiting in externe und interne Recruiting-Maßnahmen unterteilen:

Externe Recruiting-Maßnahmen:

  • Initiativ-Bewerbungen
  • Betreiben von Talent-Pools, auf diese bei Vakanzen zugegriffen und dadurch die passenden Kandidaten schneller gefunden werden können
  • Employer Branding
  • Social-Recruiting von der Stellenausschreibung bis hin zur aktiven Suche in Netzwerken
  • Recruiting-Veranstaltungen wie Karrieremessen oder andere Maßnahmen

Interne Recruiting-Maßnahmen:

  • Innerbetriebliche Stellenausschreibung (interne Newsletter, Firmen-Nachrichten, Mitarbeiter-Empfehlung)
  • Personalentwicklung
  • Interne Versetzung

5 Phasen im Recruiting-Prozess

Der Recruiting-Prozess besteht im Groben aus 5 Schritten:

  1. Formulierung des Anforderungsprofils und der Stellenausschreibung
  2. Kandidatensuche
  3. Screening und Bewerberauswahl
  4. Einstellen des Mitarbeiters
  5. Einweisung und Integration des Mitarbeiters (On-Boarding)

Schritt 1: Formulierung des Anforderungsprofils und der Stellenausschreibung

Unabhängig davon, ob zur Zeit eine Stelle vakant in Ihrem Unternehmen ist, sollte immer ein Anforderungsprofil für die zu besetzenden Stellen erstellt werden. So lassen sich Anforderungen und Unternehmens-Strukturen skizzieren, was den Recruiting-Prozesse erleichtert. Sofern die Anforderungen an den möglichen Kandidaten erörtert und definiert sind, lassen sich die Stellenausschreibungen einfacher gestalten. Zusätzlich haben Sie so die Möglichkeit Stellenausschreibungen zu standardisieren.

Diese Fragen unterstützen Unternehmen bei der Beschreibung der Arbeitsstelle und des
Anforderungsprofils.*

Beschreibung der Arbeitsstelle

  • Welche Ziele sollen erreicht werden und wie sehen die dafür notwendigen Aufgaben aus?
  • Welche Berechtigungen werden für die Ausführung benötigt und in welchem Tätigkeitsumfeld
  • findet dies statt?
  • Wird selbstständig und/oder im Team gearbeitet und können daraus besondere Anforderungen
  • abgeleitet werden?
  • Verlangt die Stelle fach- und/oder personenspezifische Neben- oder Gremientätigkeiten?
  • Welcher Sachverstand bzw. welche fachlichen Fähigkeiten sind für die Zielerreichung erforderlich?
  • Wie sehen die Rahmenbedingungen der Stelle aus? Bezieht sich die Ausschreibung auf eine Teilzeit oder Vollzeit-Beschäftigung und wird die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter (un)befristet eingestellt? Bietet die Stelle realistische Karriere- bzw. Aufstiegschancen?

Einordnung ins Unternehmensgefüge

  • Wie ist die Stelle im Organigramm angesiedelt, welchem Team/welcher Abteilung ist sie zugehörig?
  • Welcher Stelle ist die ausgeschriebene Stelle direkt unterstellt?
  • Handelt es sich um eine vorgesetzte Stelle für weitere Stellen?
  • Wie hoch sind im Vergleich mit ähnlich positionierten Mitarbeitern Gehalt und
  • Verhandlungsspielraum?
  • Wie lautet die konkrete Stellenbezeichnung?

Formulierung des Anforderungsprofils

  • Was sind die relevanten Kompetenzen für die Ausführung der Tätigkeit und das Erreichen der
  • Zielsetzungen?
  • Welchen (fachlichen) Abschluss sollte die Bewerberin oder der Bewerber vorweisen?
    -Sollte die Kandidatin oder der Kandidat sich in Ausbildung oder Studium auf ein Fachgebiet
    spezialisiert haben?
  • Sollte eine relevante Zusatzausbildung/Weiterbildung absolviert worden sein?
  • Sollten EDV-Kenntnisse vorliegen?
  • Sollte die Bewerberin oder der Bewerber bereits Erfahrungen in der Branche gesammelt haben?
  • Welche generelle Berufserfahrung sollte die Kandidatin oder der Kandidat mitbringen?
  • Welche Sprachkenntnisse sollten vorliegen?

*Quelle: IHK Coburg

Schritt 2: Instrumente oder Portale für Stellenausschreibungen

Im Prinzip könnte man die wichtigsten und zugleich effizientesten Instrumente oder Portale für das Ausschreiben der zu besetzenden Stellen wie folgt zusammenfassen:

  1. Unternehmens-Website / Karriere-Website
  2. Social-Recruiting / Mobile-Recruiting
  3. Job-Börsen (indeed, steptstone, monster, meinestadt, uvw.)

Sofern Schritt 1 durchlaufen ist, werden die Stellenausschreibungen in diesen Portalen veröffentlicht.

Schritt 3: Screening und Bewerberauswahl

Durch die Digitalisierung und das Nutzen sämtlicher Portale haben die Unternehmen inzwischen die Möglichkeit bestimmte Karriere-Portale wie z.B. XING, LinkedIn als Informationsquelle zu nutzen.
Weiter werden Social Media Inhalte und Verknüpfungen überprüft, um etwa Inhalte oder soziale Interaktionen zu überprüfen.
Wichtig und darauf möchte ich explizit hinweisen, ist eine faire Vorgehensweise. Strittige Punkte sollten mit den Bewerbern fairerweise direkt besprochen werden, Sie geben dem Bewerber damit die Chance sich zu erklären. Sie können ja nie wissen, was wirklich genau dahinter steckt. Weiter können Sie so weitere Informationen zusammentragen, die Ihnen bei der Bewertung helfen können.

Schritt 4: Einstellen des Mitarbeiters

Nachdem Sie den gewünschten Kandidaten gefunden haben, ist der Recruiting-Prozesse fast abgeschlossen. In diesem Schritt werden sämtliche Formalitäten abgeschlossen, wie das Aufnehmen in die Personalakte und das Anmelden an Versicherungen etc. Ihr gewünschter Kandidat ist somit ein neues Mitglied in Ihrem Unternehmen.

Schritt 5: Einweisung und Integration des Mitarbeiters (On-Boarding)

Allerdings ist der Recruiting-Prozess erst mit dem On-Boarding abgeschlossen. Und hier wird oftmals sehr viel Potenzial nicht ausgeschöpft, da die Prozess-Abläufe noch händisch und mithilfe veralteter Strukturen gesteuert werden.
Dies kostet Unternehmen enorm viel Ressourcen und ist mit zusätzlichen zeitlichen Aufwand verbunden.
Man kann sagen: Je effizienter der Recruiting-Prozess gestaltet wird, desto eher kann das Unternehmen skalieren.

Automatisierung Ihres Recruiting

Die Mitarbeitergewinnung stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung, da der Arbeitsmarkt sehr komplex ist und die Anforderungen an die Unternehmen gewachsen sind.
In vielen Betrieben und mittelständischen Unternehmen sind die Vakanz-Zeiten unverhältnismäßig hoch - trotz der heutigen Möglichkeiten.
Gleichzeitig aber sind in vielen Unternehmen nicht die richtigen Strukturen implementiert. Was aber sind richtige Strukturen, mögen Sie sich fragen?
Grob zusammengefasst: effizient und skalierbar.
Zur Veranschaulichung, wie das in der Praxis aussehen könnte, habe ich eine Grafik für Sie erstellt:

Selbstverständlich können nicht alle Schritte gänzlich automatisiert werden, aber wiederkehrende Prozesse können standardisiert werden und den Unternehmen erheblich viel Zeit und Aufwand einsparen.
In Schritt 1 werden wie schon beschrieben die Anforderungen und Stellenausschreibungen definiert, dies passiert natürlich ähnlich wie früher im klassischen Stil. Allerdings gilt es jetzt für Schritt 2 die zu Verfügung stehenden Daten in ein System einzutragen und die Stellenausschreibungen in diesem System zu hinterlegen. So können Sie Ihre Stellenanzeigen zentral und in mehreren Portalen gleichzeitig veröffentlichen. Weiter können über das System Ihre Kandidaten verwaltet und qualifiziert werden und so nahtlos in den Arbeitsprozess vieler Mitarbeiter im Recruiting einbettet werden. Dadurch kann schnell und effizient der richtige Kandidat eingeladen werden und die Chance, dass Sie den richtigen Mitarbeiter finden, erhöht sich drastisch.
Neben der zentralen Verwaltung und Automatisierung von Schritt 2 und 3, können Sie weitere Maßnahmen zur Automatisierung unternehmen. Stellen Sie sich vor, der passende Kandidat ist der richtige und es kommt zum Vertragsabschluss. Ab diesem Zeitpunkt startet ein weiterer zeitintensiver Ablauf, der im Prinzip immer wiederkehrend ist und damit ebenso automatisiert werden kann. So können Sie Mitarbeiter eines Unternehmens z.B. darüber informieren, dass ein neues Mitglied gefunden wurde, oder Sie automatisieren die Dokumenten- und Vertragserstellung und vieles weiteres ist hierbei denkbar.
In Schritt 5 können durch die Automatisierung Ihre neuen Mitarbeiter perfekt in das Unternehmen integriert werden. So ist es denkbar, dass alle notwendige Zugangsdaten für Systeme, Dokumente oder andere Lehrmaterialien zur Verfügung gestellt werden.

Sie sehen, die Möglichkeiten sind fast grenzenlos. Profitieren auch Sie von der Automatisierung Ihrer Recruiting-Prozesse und vereinbaren Sie mit uns ein erstes und unverbindliches Gespräch von 20 Minuten. Gerne geben wir Ihnen weitere Einblicke und geben Ihnen konkrete Anhaltspunkte. Wir freuen uns auf Sie.

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