Warum Prozessoptimierung vor Automatisierung kommt
Wer sofort automatisiert, automatisiert das Problem mit. Warum eine IST-Aufnahme fast immer der entscheidende erste Schritt ist.
„Wir wollen das automatisieren” — dieser Satz kommt häufig. Meistens steckt dahinter ein echter Schmerz: zu viel manuelle Arbeit, zu viele Fehler, zu viel Zeitverlust. Das Ziel ist richtig. Der erste Schritt ist fast immer: noch nicht.
Das Problem mit dem direkten Einstieg
Stellen Sie sich einen Prozess vor, bei dem Angebote manuell erstellt werden: Daten werden aus verschiedenen Quellen zusammengesucht, in eine Vorlage eingetragen, zur Freigabe weitergeleitet, dann per E-Mail verschickt. Fünf Beteiligte, drei Systeme, kein definierter Standard.
Diesen Prozess zu automatisieren, bevor er verstanden ist, bedeutet: Die Ausnahmen, die manche Mitarbeiter kennen und andere nicht, werden eingebaut. Die Umwege, die sich über Jahre eingeschliffen haben, werden festgeschrieben. Die Doppelarbeit, die gelegentlich passiert, passiert jetzt zuverlässig automatisch.
Schneller. Aber nicht besser.
Was eine IST-Aufnahme wirklich ergibt
Eine gute IST-Aufnahme ist keine Dokumentationsübung. Sie ist eine Entdeckungsreise durch das, was wirklich passiert — nicht das, was im Organigramm steht.
Typische Erkenntnisse:
- Prozessschritte, die niemand braucht. Sie existieren, weil sie mal sinnvoll waren.
- Engpässe, die nicht da sind, wo man sie vermutet. Oft liegt die Verzögerung nicht im System, sondern im Übergabepunkt zwischen zwei Abteilungen.
- Quick Wins. Kleine Änderungen — manchmal ohne jede Technik — die sofort Wirkung zeigen.
- Was wirklich automatisiert werden sollte. Und was besser redesignt oder ganz abgeschafft wird.
Das Soll-Konzept als Entscheidungsgrundlage
Aus dem IST entsteht das SOLL. Kein abstraktes Zielbild, sondern ein konkretes Konzept: Welche Schritte sollen künftig wie ablaufen? Welche Systeme kommunizieren miteinander? Welche Entscheidungen bleibt beim Menschen?
Erst jetzt ist eine Aussage möglich: Dieser Teil eignet sich für Automation, dieser nicht, dieser sollte neu gedacht werden.
Das ist die Entscheidungsvorlage — nicht für einen Berater, sondern für das Unternehmen selbst. Eine Grundlage, die auch dann trägt, wenn sich Systeme oder Mitarbeiter ändern.
Was bleibt
Nicht „wir haben jetzt einen Plan” — sondern: die richtigen Fragen sind gestellt. Und die erste davon lautet fast immer:
Was davon sollte gar nicht automatisiert werden?
Diese Frage spart mehr Zeit als jede Automation, die man später wieder zurückbauen muss.