As-Is / To-Be Prozess

Was sind As-Is und To-Be Prozesse?

As-Is (englisch: „wie es ist”) bezeichnet den aktuellen, tatsächlich gelebten Ablauf eines Prozesses — vor jeder Veränderung oder Optimierung. To-Be (englisch: „wie es sein soll”) beschreibt den zukünftig angestrebten, optimierten Ablauf.

Diese beiden Zustände sind das Herzstück jeder strukturierten Prozessoptimierung: Erst verstehen was ist, dann definieren was sein soll, dann planen wie man von hier nach dort kommt.

Der entscheidende Unterschied: geplant vs. gelebt

Der As-Is-Prozess ist nicht das, was im Handbuch steht — es ist das, was tatsächlich passiert. In der Praxis weichen gelebte Prozesse fast immer von der ursprünglichen Planung ab: Mitarbeiter entwickeln Workarounds, Ausnahmen werden zur Regel, informelle Schritte entstehen.

Diese Lücke zwischen dokumentiertem und tatsächlichem Prozess zu schließen ist eine der wichtigsten Aufgaben der As-Is-Analyse. Methoden dafür sind: Interviews mit Mitarbeitern, direkte Beobachtung, Auswertung von System-Logs (Process Mining).

Von As-Is zu To-Be

Die To-Be-Definition beantwortet: Wie sieht der Prozess aus, nachdem wir Verschwendung eliminiert, Engpässe beseitigt und klare Verantwortlichkeiten definiert haben?

Wichtig: Das To-Be sollte realistisch und umsetzbar sein — kein perfekter Wunschprozess, der am Widerstand der Mitarbeiter scheitert, sondern ein deutlich besserer Ablauf, der mit dem bestehenden Team eingeführt werden kann.

Das Delta als Projektplan

Die Differenz zwischen As-Is und To-Be ist der Arbeitsauftrag für das Optimierungsprojekt: Was muss sich ändern? Welche Tools werden angepasst? Welche Rollen müssen neu besetzt oder geschult werden? Welche Schnittstellen müssen neu gebaut werden?

Dieser Abstand ist auch die Grundlage für die Aufwandsschätzung und den Projektplan.