Automatisierung von Online-Kursen und Backoffice-Prozessen

Zusammenfassung

Herausforderung:
Bisher erforderte der Verkauf eines Online-Kurses über elopage einen zeitaufwändigen manuellen Prozess. Nach dem Kauf erstellte elopage automatisch eine Rechnung und informierte den Kunden über alle relevanten Details. Doch im Hintergrund mussten verschiedene Schritte manuell durchgeführt werden: Die Rechnung musste heruntergeladen, im Buchhaltungssystem (sevdesk) manuell eingetragen und geprüft werden. Anschließend wurde der Beleg in einer Cloud nach Datum sortiert abgelegt. Die bekannten Kundendaten mussten zudem im CRM-System (Pipedrive CRM) überprüft und hinterlegt werden. Der gesamte Prozess beanspruchte etwa 10-15 Minuten pro Durchlauf.

Lösung:
Die Einführung einer webbasierten Lösung mit Tools wie Make, elopage, Pipedrive CRM, Google Workspace und sevdesk ermöglicht eine vollständige Automatisierung der Prozesse.

Einsatzgebiete: Selbstständige, KMUs
(Digital)-Agenturen jeglicher Art, Architekten, Immobilienbranche, Dienstleistungs-Unternehmen

Schritte im neuen Prozess

Online-Terminkalender:
Ein benutzerfreundlicher Online-Terminkalender ermöglicht es Kunden, flexibel und eigenständig Termine zu vereinbaren. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich, da Kunden direkt den für sie passenden Termin auswählen können.

Automatische Benachrichtigungen:
Nach der Terminvereinbarung erhält der Kunde automatisch Benachrichtigungen mit allen notwendigen Informationen. Der Termin wird im Unternehmenskalender hinterlegt, und eine Storno-Funktion ermöglicht eine automatisierte Bearbeitung von Terminänderungen.

E-Mail-Marketing und Kundenmanagement:
Der Kunde wird in ein DSGVO-konformes E-Mail-Marketing-System eingetragen. Eine automatische Begrüßungsnachricht wird verschickt, die Bestätigung und vorbereitende Maßnahmen (Dokumente, etc.) enthält. Interaktionen werden messbar gemacht, und Kennzahlen werden nach der Automatisierung in das Kundenmanagementsystem (Pipedrive CRM) eingetragen.

Automatisierte Kundenbewertung:
Nach Ablauf des Termins wird automatisch eine E-Mail versendet, um eine Kundenbewertung einzuholen. Dies ermöglicht eine schnelle und kontinuierliche Sammlung von Feedback.

Ergebnis

Die Automatisierung reduziert den Aufwand pro Durchlauf auf nahezu 0 Minuten. Kunden können flexibel Termine vereinbaren, erhalten automatisch alle notwendigen Informationen und werden effektiv ins CRM-System integriert. Das Bewertungssystem ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung und direktes Kundenfeedback. Der Einsatz von Tools wie Make, eTermin, online Kalender, Klicktipp und Pipedrive CRM schafft eine effiziente und zeitsparende Lösung für das Terminmanagement, Kundenonboarding und die Bewertungssammlung.
Reduktion von Zeitaufwand*: von 10-15 Minuten auf nahezu 0 Minuten pro Durchlauf
Reduktion von Fehlerquellen
effiziente und transparente Abwicklung
verbesserte Kundenzufriedenheit durch reibungslose Prozesse
Amortisierung nach spätestens 2 Monaten*
*Angaben hierzu können pauschal nicht getroffen werden, der Wert bezieht sich auf bisherige Projekterfahrungen. 

Eingesetzte Tools

Make
eTermin
Klicktipp
Pipedrive CRM
Google Workspace (Google Calendar)
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